Une bonne organisation : comment faire ?
Découvrez mon premier article qui vous donne quelques conseils afin d’organiser au mieux votre bureau..
L’administratif fait partie de notre quotidien, que l’on soit professionnel ou particulier. La question est de savoir comment s’organiser dans ses papiers !
Je souhaite vous donner quelques conseils pour vous aider à vous organiser.
Préparation :
Prévoyez d’acheter des classeurs avec des intercalaires ou des dossiers selon votre préférence. Je vous conseille tout de même des classeurs, pour retrouver un document plus facilement. Chez Bureau Vallée, vous pourrez trouver ce que vous voudrez : Classeur souple, rigide et personnalisable Pas Cher | Bureau Vallée (bureau-vallee.fr)
Bloquez-vous une matinée, dans une pièce claire comme votre salle à manger par exemple, une chaise et une table.
Première étape : le tri
Faire le tri en faisant des piles par organisme pour tous vos documents : impôts sur le revenu, taxe foncière, banque, assurances etc… N’hésitez pas à vraiment bien dissocier chaque objet de vos documents : par exemple vos assurances, dissociez celle de la maison, des voitures etc… Jeter toutes les publicités ou papiers divers dans votre poubelle jaune !
Seconde étape : mode de classement
Classer par année (de la plus ancienne à la plus récente en haut de la pile) pour chaque organisme.
Troisième étape : rangement
Prendre un classeur pour chaque organisme : un pour les impôts, un autre pour les assurances, un autre pour la banque … Nommer le classeur (ASSURANCE) et ensuite nommer les intercalaires ( Assurance voiture, assurance maison …). Vous pouvez faire également un sommaire pour pouvoir vous y retrouver plus facilement. Enfin, vous pouvez ranger vos documents dans chaque classeur et dans chaque intercalaire.
Rangez tous vos classeurs ou dossiers dans une petite armoire avec le nom du classeur bien visible pour retrouver beaucoup plus facilement un document.
Il est important également de bien faire attention à ce que l’on met à la poubelle. Par exemple, je vous conseille de garder tous vos papiers concernant des prêts même s’ils sont remboursés.
Ne pas attendre que votre pile de document augmente sur votre bureau, rangez le directement dans le classeur une fois que vous l’avez traité.
Si c’est une facture à payer, vous pouvez créer des bannettes par exemple : factures à payer et vous mettre une petite note dans votre téléphone ou bien sur un post-it : facture à payer à telle date.
Ma phrase favorite pour une organisation parfaite : ne pas jamais remettre à demain ce que l’on peut faire aujourd’hui.
S’organiser dans ses papiers est très important pour éviter les retards de paiement, les relances. Bien s’organiser permet également tout simplement d’avoir un bureau bien rangé et gagner du temps lorsque l’on recherche un document.
Et si vous souhaitez de l’aide et/ou déléguer, n’hésitez pas à me contacter !
https://el-assiste.fr/votre-assistante-administrative-sur-saint-brieuc/